選ばれる大学の広報活動とは？

取材で大事なことを、続けて考えてみます。

取材の準備を万全に整えて、当日を迎えたら、どう対応するか考えましょう。

①待ち合わせ/見送り
記者さんに取材来てもらう際に、会場や待ち合わせ場所をどのように指定していますか？
キャンパスの広さや構造にもよりますが、訪問先の指定には配慮が必要です。

皆さんは、どうされていますか。

よくあるのは、「○○号館の△△△研究室」の●●●先生をお訪ねください。
というような取材会場を直接案内をしていないでしょうか。
これは、基本的にＮＧです。

基本は校門（入校口）で待ち合わせて、お迎えして、取材会場へご案内することです。

それはスムースに取材場所へ移動することを案内役を担うのは広報の役目です。

わざわざ取材に来て頂く記者さんを、歓迎の意す示すためにも、お出迎えすることが望ましいです。
さらに、取材前に、広報と記者とのコミュニケーション構築のチャンスであり、
そこで直前のレクチャーをすることが一番の目的です。
また、記者の希望や期待を聞いておくと、その後のサポートでも有利です。

これらはスムースに取材に入れるようにするためのウオーミングアップになり、大切な時間ます。
これが適切に行えうことにより記者さんの大学への印象をポジティブする第一歩です。最初の印象が悪いと、後々まで響きます。

➁仕切る：時間、進行
取材の始めは、全体の進行は広報を仕切ることも役目です。

初めにタイムスケジュールやプログラムの確認をして、デモや体験があるのか？
写真撮影をいつするのか。などの当日の流れを確認を双方で確認します。そしてその進行の時間配分を調整・管理します。

取材が始まったら、すべて先生にお任せにならないように心掛けます。
お互いに次の予定もあるハズですので、予定の時間内の配分を考えて、円滑に
説明やプログラムが実施されように進行を管理するのも大事な役目です。

よくあるのは、前半の説明等が長すぎて途中で時間切れになって、準備していたデモができなかった。
などとならないように進めることが必要です。

ただあまり話の腰を折るようにならないようにすることが大切です。

・説明のフォロー
説明時に、不適切または不正確な情報の紹介があった場合は、できるだけその場で、または終了前に、指摘して、訂正しておく必要があります。
後て、言った、言わない。などということにならないように、サポートする必要があります。
また説明時に回答できなかった情報やデータ、資料類を確認して、
それを、どのように追加提供するかも、終了・解散する前に確認する必要があります。